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Estado y
decisiones

Dónde está cada proyecto, qué falta, y las 24 preguntas que necesitamos responder juntos para seguir avanzando.

Lucy WhatsApp Lucy Voz Clara · Cobros Cotizador DWG
Septiembre 2026
De un vistazo

Los cuatro bots, hoy

En producción

Lucy WhatsApp

Atiende ventas todos los días, conectada a ADM Cloud en vivo.

Contestando

Lucy Voz

Ya toma pedidos por teléfono y manda la cotización en PDF.

Probada, apagada

Clara · Cobros

Terminada. Esperando decisiones de ustedes.

En uso interno

Cotizador de planos

Lee planos DWG y devuelve el despiece de cada pieza.

Nada de lo que falta es programación. Lo que los frena son datos, accesos y decisiones que solo ustedes pueden tomar.

Proyecto 1 · estado
En producción

Lucy WhatsApp

Atiende a sus clientes y trabaja contra ADM Cloud en vivo, no contra una copia.

8Procesos activos
5 AMSincroniza cada día
1.612Productos en catálogo
Ojo con el 1 de octubre: hoy, cuando un cliente les escribe se abre una ventana de 24 horas y responderle no cuesta nada — Lucy vive ahí. Meta empieza a cobrar esas respuestas. No hay nada que decidir: esta semana les medimos el volumen real de Lucy y les damos el número antes de la fecha, para que se enteren por nosotros y no por el recibo.
Proyecto 1 · lo que necesitamos

Lucy WhatsApp · 3 preguntas

1 · Los 358 productos sin precio De los 1.612 del catálogo, unos 358 no tienen precio en ADM. Cuando un cliente pregunta por esos, Lucy no puede darle un número. ¿Quién los carga y para cuándo?Lo que necesitamos: un nombre y una fecha. Si son demasiados para cargarlos de golpe, díganos por dónde empezar — los más vendidos, por ejemplo.
2 · Airtable, ¿se queda o se va? Esta depende de la anterior. Si los pedidos no entran a ADM, Airtable deja de ser un puente y pasa a ser el único lugar donde viven — y su cuenta está en plan de prueba. Si entran, podemos retirarlo o dejarlo solo como capa de seguimiento. ¿Cuál de las dos?Lo que necesitamos: que elijan una de las dos: se queda como capa de seguimiento, o lo retiramos cuando los pedidos entren a ADM.
3 · Con el directorio que nos pasaron: ¿los pedidos a Ventas y los errores a Tecnología? El aviso está construido y apagado porque faltaba saber a dónde mandarlo. Con su directorio ya tiene destino: los pedidos al WhatsApp de Ventas —que las tres comparten— y los fallos técnicos a Tecnología. Solo necesitamos que nos digan que sí y lo encendemos.Lo que necesitamos: un sí, y lo encendemos hoy. Si prefieren otros destinos, los dos números: uno para pedidos y otro para fallos técnicos.
Proyecto 1 y 2 · la decisión de fondo

¿Los bots escriben en ADM, o no?

Es la pregunta para su programador, y afecta a Lucy WhatsApp y a Lucy Voz por igual. Preferimos ponerla sobre la mesa con nuestra posición ya dicha.

4 · “El bot no debe crear clientes en ADM” — de acuerdo. ¿Puede igual escribir el pedido? Nos plantean no conectar la hoja de pedidos de ADM porque ustedes crean sus propios clientes y no quieren que un bot registre uno que ya existe. La preocupación es correcta y la compartimos: un cliente duplicado parte la cuenta por cobrar, rompe el límite de crédito, ensucia los reportes y después le complica el cobro a Clara. Pero son dos cosas distintas — crear clientes y escribir pedidos—, y se puede prohibir la primera sin renunciar a la segunda. Nuestra propuesta: el bot nunca crea clientes. Si reconoce al cliente, el pedido entra bajo ese cliente; si no lo reconoce, no toca ADM y deja el pedido en una bandeja para que una persona lo registre.Lo que necesitamos: un sí o un no a la propuesta — el bot nunca crea clientes, pero sí registra el pedido bajo un cliente que ya existe.
5 · Si vamos por ahí, tres datos que nos hacen falta ¿Con qué dato buscamos al cliente — RNC o teléfono— y ese campo está completo en ADM? ¿Quién registra al cliente nuevo, y en cuánto tiempo, para que el pedido no se quede esperando? ¿O prefieren que todo lo no identificado caiga en un cliente genérico de contado, sin duplicados pero sin trazabilidad?Lo que necesitamos: tres respuestas cortas: con qué campo buscamos, quién registra al cliente nuevo, y si lo no identificado va a un cliente de contado.
Conviene decirlo en la misma conversación para bajarle la tensión al tema: Clara no escribe absolutamente nada en ADM — solo lee la cartera. Lo que se decida aquí no la toca. Y la limpieza de clientes duplicados que él quiere cuidar es justamente lo que hace que el cobro automático funcione bien.
Proyecto 2 · estado
Contestando llamadas

Lucy Voz

Contesta el 809-957-6500 por la central, toma pedidos completos y manda la cotización en PDF por WhatsApp.

Lo que se resolvió este mes

El PDF de la cotización ya le llega al cliente: llevaba semanas bloqueado. Las interrupciones se arreglaron —el cliente ya puede cortarla sin que se trabe— y el ruido de fondo dejó de callarla.

Y esta semana

Si el cliente cambia la sucursal a mitad de llamada, el pedido ya se actualiza con el cambio. Antes se quedaba con la primera que dijo.

Esta semana la dejamos observada una jornada completa para confirmar que el enlace aguanta, y comprobamos si atiende dos productos pedidos en una misma frase. Las dos son tarea nuestra.

Lo que guarda de cada llamada

Transcripción completa, resumen, intención, sentimiento, grabación y si se registró pedido. Todo queda en una tabla consultable.

Decidido con ustedes: Lucy contesta el 100% de las llamadas, solo entrantes, conservando el número de siempre.

Lo que pidió Jiban por nota de voz —pasar los datos al área que toca, con el transcript, para no preguntarle al cliente dos veces lo mismo— ya está resuelto: eso se captura en cada llamada, y su directorio nos dice a qué área mandarlo. Solo falta que confirmen los destinos, que es la pregunta 3.
Proyecto 2 · lo que necesitamos

Lucy Voz · 3 preguntas

6 · La ubicación de la sucursal no le llega al cliente Comprobado: cuando Lucy manda la dirección tras un pedido por teléfono, el mensaje se pierde si el cliente no le escribió al WhatsApp del negocio en las últimas 24 horas. Una llamada no abre esa ventana. Ya lo resolvimos: las cuatro plantillas están redactadas y las cargamos nosotros en Meta — están en el anexo.Lo que necesitamos: que lean los textos y nos digan si el tono está bien. El trámite no les toca.
7 · IP fija para la central Claro les da IP dinámica. Cada vez que cambia, el enlace con la central se rompe y Lucy deja de recibir llamadas hasta que alguien lo note. ¿Pueden pedirle a Claro una IP fija?Lo que necesitamos: quién de su lado llama a Claro, y para cuándo. Nosotros no podemos pedirla por ustedes.
8 · Lucy como recepcionista: ¿le pedimos el nombre a todo el que llama? Hoy Lucy solo pide el nombre cuando hay cotización o pedido. Si alguien solo consulta, el aviso al área sale sin nombre. ¿Que lo pida siempre?Lo que necesitamos: un sí o un no. Si es sí, Lucy pide el nombre siempre; si es no, solo cuando haya cotización o pedido.
Proyecto 2 · pendiente de nuestra parte
Lo hacemos nosotros

Las cuatro plantillas

Fuera de las 24 horas, WhatsApp solo deja enviar plantillas aprobadas — y una llamada no abre esa ventana. Ya están redactadas campo por campo y el trámite corre por nuestra cuenta.

Pedido listo para recogerpedido_listo_maderas · al cliente Le avisa que ya puede pasar a buscarlo, con la sucursal y un botón Cómo llegar. Es la que hoy no llega si el cliente nunca escribió por WhatsApp.
Datos para retirar el pedidoretiro_sucursal_maderas · al cliente Sale al colgar, justo después del PDF: confirma lo que pidió y dónde se retira.
Aviso de llamada al áreaaviso_llamada_maderas · al personal Al celular de ventas, contabilidad o quien corresponda: quién llamó, su teléfono, el motivo y el resumen. Con un botón Yo lo atiendo.
Caso ya atendidocaso_tomado_maderas · al personal Cuando alguien toca Yo lo atiendo, avisa a los demás del área para que no llamen dos veces al mismo cliente.
Las tres primeras se conectan solas en cuanto Meta las apruebe, y ahí dejan de perderse los avisos. La cuarta espera a Esmerling: hoy la respuesta del botón Yo lo atiendo se va a Chatwoot, no a nosotros — hasta que él redirija ese aviso, el botón se ve pero no dispara nada. La creamos igual, porque la aprobación tarda y así queda lista.
Proyecto 3 · estado
Construida y probada · apagada

Clara cobros

Siete piezas que ya corren de punta a punta. No se le ha escrito a ningún cliente todavía — y no arranca sin que ustedes lo digan.

01Lee la carteraDirecto de ADM Cloud. Nadie exporta nada a mano.
02Arma la lista del díaA quién toca escribirle hoy, según la política que ustedes definan.
03Contacta uno por unoWhatsApp y correo. Dos días por semana —hoy martes y jueves—, de 8:00 a 5:00 y sin feriados.
04Entiende la respuestaRegistra promesas de pago, “ya pagué”, reclamos y negativas.
05Vigila las promesasSi el cliente no cumple, se lo avisa a Angelo al día siguiente.
06Reporta cada tardeUn correo a Angelo con todo lo del día y lo que quedó pendiente.
07Se vigila a sí mismaSi algo falla, el equipo técnico se entera al instante.
— FaltaLas decisiones de las láminas que siguen. Programación, no.
Jiban ya contestó por escrito tres cosas que estaban abiertas: el estado de cuenta vendrá con el correo del cliente, lo arma una persona cada semana, y Clara escribirá desde contabilidad@ con una persona validando las respuestas. Su criterio —“mantener el proceso sencillo y controlado y luego ir automatizando”— es el mismo que traíamos: Clara arranca con 15 clientes al día, solo deuda reciente, y se abre por tramos.
Proyecto 3 · lo que encontramos en ADM

La cartera, en números

Antes de escribir una línea de mensaje, diagnosticamos la cartera completa. Esto es lo que hay.

59clientes el día 1
US$2costo de un barrido
8 añosde deuda más vieja
8sin teléfono ni correo
Un hallazgo que cambia el alcance y ya resolvimos: hay facturas en dólares y en euros además de pesos. Clara lee la moneda de cada factura directo de ADM y le reclama a cada cliente en la suya — un mensaje que diga “RD$” sobre una factura en dólares es un problema serio, y no va a pasar.
Proyecto 3 · lo que frena el arranque

Clara — para poder enviar

Dos accesos que no dependen de nosotros. Sin ellos Clara no puede mandar ni un WhatsApp ni un correo.

9 · Aprobar los textos de los mensajes — esto es lo que más tarda WhatsApp no permite texto libre a un cliente que no le ha escrito antes: cada mensaje lo tiene que aprobar Meta, y ese trámite toma de días a semanas. El trámite con Meta lo hacemos nosotros — de ustedes solo necesitamos el visto bueno del texto, porque es su voz la que le habla a sus clientes. Son seis y están en el anexo para que los lean y nos corrijan el tono. Someter cuatro y descubrir después que faltan dos cuesta otro trámite completo, así que van los seis juntos. No hay que esperar al número nuevo: las plantillas son de la cuenta, no del número. Si los aprueban esta semana, estarían listos antes de que el número llegue.Lo que necesitamos: que los lean y nos digan “aprobados” o qué cambiar. Con un correo suyo nos basta para someterlos.
10 · Para escribir desde contabilidad@ necesitamos su acceso de envío No basta con poner esa dirección como remitente: si el correo sale de otro servidor sin permiso, cae en spam o lo rechazan. Con una cuenta de envío (SMTP) de ese mismo buzón queda resuelto y no hay que tocar nada de dominios. Si prefieren la alternativa que ustedes mismos plantean, clara@finsawood.com, nos parece más limpia —separa el cobro automático del buzón de contabilidad— y no cambia en nada que una persona valide las respuestas. Sin esto hay tres cosas detenidas, no una: Clara no puede escribirle a ningún cliente por correo, Angelo no recibe su reporte del día, y no puede salir el respaldo semanal del historial de cobros — que es lo único del bot que no se reconstruye solo desde ADM.Lo que necesitamos: que elijan la dirección, y le pidan a su técnico la cuenta de envío. Nosotros la configuramos.
Proyecto 3 · el archivo semanal

El estado de cuenta en PDF

Las tres salen de su propio mensaje. Ninguna es un problema grave, pero las tres se resuelven fácil solo si las decidimos ahora.

Lo que nos escribieron: “te enviaremos semanalmente los estados de cuenta en PDF… cualquier respuesta del cliente podrá ser revisada y validada por una persona.” Cada una de esas tres frases abre una pregunta de abajo.
11 · El estado de cuenta: ¿nos lo pueden mandar también en Excel? El PDF es perfecto para que lo lea una persona, pero un bot lo lee adivinando por dónde cae cada número en la página. El día que cambie el formato empieza a leer mal sin avisar, y aquí leer mal significa reclamarle a un cliente un monto que no es. En Excel cada dato viene con su nombre y el riesgo desaparece.Lo que necesitamos: un sí o un no. Si su sistema lo exporta, mándennos los dos: el PDF para ustedes y el Excel para el bot.
12 · Mejor todavía: que la lista diga solo a quién, no cuánto Con un archivo semanal, quien pague el martes sigue recibiendo avisos hasta el siguiente. Si la lista trae solo los clientes autorizados y Clara lee los montos de ADM en vivo, las cifras nunca envejecen.Lo que necesitamos: que elijan: el archivo con los montos dentro, o solo la lista de clientes autorizados y los montos los saca Clara de ADM.
13 · Si el cliente contesta por correo, ¿cómo se lo decimos a Clara? Por WhatsApp, Clara entiende la respuesta y se detiene sola. Pero los correos llegan a un buzón humano y ella no los ve: si un cliente escribe “le pago el 20” por correo, Clara le sigue insistiendo mientras su equipo ya lo tiene resuelto. Hace falta una vía para decirle “con este cliente, para”.Lo que necesitamos: que elijan cómo avisarnos: una hoja compartida, un reenvío a una dirección nuestra, o un botón en el reporte de Angelo.
Proyecto 3 · alcance de la cartera

Clara — a quién y desde cuándo

La hoja define a quién cobra el bot: quien no esté ahí no existe para Clara. Eso resuelve solo los casos delicados —abogados, acuerdos negociados, disputas—, pero abre estas dos.

14 · En la hoja nueva, ¿entra también la cartera vieja? En ADM hay deuda de hasta ocho años. Todo el que aparezca en la hoja, Clara le va a escribir. Sugerimos arrancar solo con lo reciente y abrir el resto después: es más fácil ampliar que apagar un incendio. Y si alguno no se debe tocar —un caso con abogados, un acuerdo ya negociado— basta con que no esté en la hoja.Lo que necesitamos: un límite, en años o en fecha. Algo como “desde enero de 2026” o “nada con más de un año”.
15 · Los “días de atraso” del archivo, ¿desde cuándo se cuentan? Su documento decía “25 días después de la fecha de la factura”, pero en ADM hay términos de 15 y de 60 días. Contando desde la factura, a un cliente con 60 días de plazo se le reclamaría a los 25 — cuando todavía está al día. Ahora el archivo traerá los días de atraso ya calculados: ¿desde qué fecha los cuentan? Si ustedes cuentan desde la factura y nosotros desde el vencimiento, el mismo cliente cae en escalones distintos. Si el archivo trae la fecha de vencimiento, Clara los calcula sola.Lo que necesitamos: desde qué fecha los cuentan. O más fácil todavía: que el archivo incluya la fecha de vencimiento y los calculamos nosotros.
Proyecto 3 · trato con el cliente

Clara — cómo se comporta

Estas ya están construidas con nuestro criterio. Solo necesitamos que las confirmen o nos corrijan.

16 · Tras 3 avisos sin respuesta se escala a Angelo. ¿Y después? Nuestra recomendación: el bot se calla. Si un humano tomó el caso, Clara debe apartarse; si no, el cliente sigue recibiendo mensajes automáticos mientras Angelo negocia con él por teléfono.Lo que necesitamos: un sí o un no a que el bot se calle. Si prefieren que siga insistiendo, díganlo y lo dejamos así.
17 · ¿Hay días propios en que prefieran que no escriba? Los feriados oficiales ya los respeta. Faltan los suyos: cierre de mes, inventario, la semana entre Navidad y Año Nuevo. ¿Y trabajan algún feriado en que sí quieran cobrar?Lo que necesitamos: la lista de fechas. Y si no hay ninguna, díganlo también — con eso la pregunta queda cerrada.
18 · ¿La hoja nueva traerá el teléfono y el correo de todos? Hoy, en ADM, 8 de las facturas cobrables no tienen ni teléfono ni correo. A esos Clara no puede escribirles por ningún lado: los aparta en una lista para Angelo y ahí se quedan. Si al armar la hoja se pueden completar, entran al cobro automático desde el primer día.Lo que necesitamos: un sí o un no. Si van a faltar datos, díganos quién los completa y cuándo.
Y seis cosas ya decididas, con el criterio más prudente, por si quieren corregirnos: un cliente con 8 facturas recibe un solo mensaje; una promesa pausa los avisos hasta la fecha y la segunda incumplida ya no; si dice “ya pagué” Clara deja de insistir; no finge ser una persona; no le escribe a quien tenga notas de crédito sin aplicar; y respeta los feriados dominicanos.
Proyecto 3 · lo que hay que aprobar

Los seis textos de Clara

Esto es lo que Meta tiene que aprobar antes de que Clara pueda escribir. Los cuatro primeros suben de firmeza según se envejece la deuda; los dos últimos existen para no quedar mal con quien sí cumple.

Día 25 · cordialPrimer recordatorio Le escribo para recordarle la factura FD-1042 por RD$ 45,000.00, con vencimiento el 31 de julio. Da por hecho que se le pasó. La mayoría paga aquí.
Día 30 · directoSegundo aviso La factura FD-1042 por RD$ 45,000.00 venció el 31 de julio y aún figura pendiente en nuestro sistema. Ya no hay suposición: se constata el hecho.
Día 35–40 · firmeTercer aviso Su factura FD-1042 acumula 38 días de vencida y continúa pendiente. Pide gestión y ofrece acordar una fecha de pago.
Cada 5 días · sostenidoSeguimiento Su balance pendiente es de RD$ 45,000.00 en 3 facturas, con 62 días de vencimiento. El que pidió su documento: avisos indefinidos hasta que se confirme el cobro.
El día prometidoRecordatorio amable Quedamos en que el pago de la factura FD-1042 se realizaría hoy, 20 de septiembre. Sin este, el cliente que prometió pagar recibe un reclamo firme el día que está cumpliendo.
Al confirmar el pagoAcuse Recibimos su pago de RD$ 45,000.00. Ya pasó a verificación de contabilidad. Cierra el ciclo. Es lo único que el cliente recuerda del cobro.
Los montos van dentro de la variable, con su moneda: el mismo texto sirve para una factura en pesos, en dólares o en euros. Si el símbolo se escribe en la plantilla, queda fijo para siempre y cambiarlo es volver a pasar por Meta.
Para Esmerling · la hoja de cobros

Las columnas que necesita Clara

Para que no haya que adivinar. Los nombres no tienen que ser exactos —el bot reconoce variantes— pero los datos sí tienen que estar.

relationship_id La más importante. El ID del cliente en ADM. En ADM hay 174 RNC con dos fichas activas: sin este ID no hay forma de saber a cuál ficha corresponde la deuda.
numero de factura Es la llave de todo: con ella Clara comprueba contra ADM que la factura sigue viva antes de reclamar, y la lista dentro del mensaje.
cliente El nombre, tal como debe aparecer en el mensaje que recibe.
balance pendiente El monto. Neto de notas de crédito si es posible; si no, Clara las descuenta leyéndolas de ADM.
telefono Con este escribe por WhatsApp. Sin él, ese cliente solo recibe correo.
correo electronico Sin él, ese cliente solo recibe WhatsApp. Hoy hay 8 facturas sin ninguno de los dos — a esos no se les puede cobrar.
fecha de vencimiento Con ella Clara calcula los días sola. Es preferible a mandar los días ya calculados, porque así no hay que cuadrar desde cuándo cuenta cada uno.
dias de atraso Solo si no pueden mandar la fecha de vencimiento. Y entonces necesitamos saber desde qué fecha los cuentan.
rnc De respaldo, por si sacar el relationship_id resulta complicado.
activo SI o NO. Permite sacar a un cliente del cobro sin borrar su fila y perder el historial. Útil para casos con abogados o acuerdos ya negociados.
La moneda no hace falta: Clara la lee de ADM factura por factura, así que una en dólares se reclama en dólares. Y si prefieren la versión corta: con solo relationship_id y activo basta — los montos, facturas y fechas los saca Clara de ADM en vivo, y así nunca se quedan viejos. Esa es la opción que recomendamos.
Proyecto 4 · estado
Funcionando · falta afinarlo

Cotizador de planos DWG

Lee el plano arquitectónico que manda el cliente, cuenta lo que hay dentro —puertas, baños, piezas— y arma la cotización sin que nadie mida a mano.

Ya lee el plano

Abre el DWG, lo convierte y extrae las capas con los nombres y las medidas de cada elemento.

Ya cuenta y agrupa

Identifica los elementos repetidos y los totaliza por tipo, que es donde más tiempo se pierde haciéndolo a mano.

Falta traducir a precio

Para pasar de “esto hay en el plano” a “esto cuesta” necesitamos su tabla de artículos. Es la pregunta 20.

Este es el proyecto con más potencial de ahorro por hora de trabajo y el que menos hemos podido validar con ustedes. Las cuatro preguntas de la próxima lámina lo destraban completo.
Proyecto 4 · lo que necesitamos

Cotizador · 4 preguntas

19 · ¿Tienen ya licencia de AutoCAD o de alguna herramienta de Autodesk? Para abrir los planos hace falta una herramienta con licencia comercial, y eso lo resolvemos nosotros antes de ponerlo en producción: o se licencia o usamos una alternativa. Pero si ustedes ya tienen una, el atajo es gratis y nos ahorramos el gasto. Es la única razón por la que se los preguntamos.Lo que necesitamos: un sí o un no. Si es sí, cuál herramienta y cuántas licencias tienen.
20 · Nos falta la tabla de puertas En los planos las puertas vienen marcadas como P01, P02, P03… Necesitamos la tabla que dice qué artículo suyo es cada una: medida, material, precio. Sin eso el bot sabe que hay 40 puertas pero no cuánto cuestan.Lo que necesitamos: el archivo, como lo tengan. Excel, PDF, o hasta una foto de la tabla nos sirve para empezar.
21 · ¿Los planos vienen en metros o en centímetros? Los DWG no traen la unidad de forma confiable, y equivocarse la multiplica o la divide por cien.Lo que necesitamos: una de las dos. O “depende del cliente”, y entonces lo preguntamos plano por plano.
22 · ¿Qué hacemos con lo que se nombra pero no se dibuja? En el plano de prueba aparecen 52 baños mencionados sin medidas. Recomendamos listarlos aparte, marcados, para que nadie firme una cotización creyendo que están incluidos.Lo que necesitamos: que elijan una: medida estándar suya, lista aparte para que ustedes la revisen, o ignorarlo.
Transversal · aplica a los cuatro proyectos

Accesos y responsables

Lo que nos frena a todos por igual. Dos preguntas, y con ellas cerramos.

23 · ¿Quién aprueba qué, y en cuánto tiempo? Varias de estas respuestas no son técnicas: son decisiones de negocio sin dueño claro. Nos ayudaría salir de aquí con un nombre y una fecha por cada pendiente. Es lo que convierte esta lista en avance real.Lo que necesitamos: un nombre por cada pendiente de su columna, y una fecha aproximada. No hace falta que sea exacta.
24 · ¿Qué día arrancamos Clara? Es la pregunta que le da sentido a todas las anteriores. Nuestra propuesta concreta: esta misma semana encendemos solo la lectura —Clara trae la cartera de ADM cada mañana y no le escribe a nadie—, así verificamos los datos sin ningún riesgo. Y el primer mensaje a un cliente real sale el día que Meta apruebe los textos, arrancando con 15 clientes al día y solo deuda reciente. ¿Les sirve así, o prefieren otro ritmo?Lo que necesitamos: una fecha. O un sí a nuestra propuesta: la lectura esta semana, y el primer mensaje cuando Meta apruebe los textos.
Una cosa que nos gustaría dejar dicha: los cuatro bots ya están construidos. Lo que queda pendiente en esta presentación no es desarrollo — es información y permisos que solo ustedes tienen. Por eso preparamos la reunión así.
Lo que salió de esta reunión

Lo nuevo que nos pidieron

Anotado tal cual se habló, para que quede por escrito y nadie tenga que acordarse de memoria.

Lucy · identidadValidar el RNC con la DGII Que al identificar a un cliente por su RNC, el bot confirme contra la DGII que existe y traiga el nombre legal. Hoy se fía de lo que hay en ADM.
Lucy · avisosAviso al vendedor por correo Hoy el aviso de pedido va por WhatsApp. Que vaya también por correo al vendedor que corresponda, más el correo de confirmación de pago.
Lucy · gerenciaRecap y reporte diario Un resumen al cierre de cada día con lo que pasó en las llamadas y los chats. Es el equivalente al reporte que ya tiene Clara para Angelo.
Clara · hecho, falta elegirCobrar solo dos días por semana Ya está cambiado: Clara pasó de trabajar los cinco días hábiles a trabajar solo dos, de 8:00 a 5:00 y respetando los feriados. Mientras tanto quedó en martes y jueves, que reparte parejo. Díganos qué dos días prefieren y se cambia en un minuto.
TransversalUnificar los correos Hoy conviven @finsawood.com y @maderasibericas.com en el mismo equipo. Unificarlos simplifica desde qué dirección escribe cada bot.
El detalle está en el anexo: cómo validaríamos el RNC contra la DGII paso a paso, qué gana Maderas con eso y dónde quedaría el registro de cada consulta.
Lo nuevo · cómo lo haríamos
Investigado y comprobado

Validar el RNC contra la DGII

La DGII no tiene API oficial, pero su portal se puede consultar y ya lo probamos. Esto es lo que pasaría en cada llamada, en orden.

01El cliente dicta su RNC o su cédula Lucy se lo pide al inicio, como ya hace hoy.
02Lo comprueba con una cuenta, al instante El RNC y la cédula llevan dígito de control. Si no cuadra, Lucy lo pide otra vez en la misma llamada.
03Le pregunta a la DGII quién es Trae el nombre legal y si está activo. Tarda 0,5 s: Lucy sigue hablando mientras tanto y el cliente no nota la pausa.
04Lo busca en ADM Con el mismo número: ¿es cliente de Maderas, o llama por primera vez? La DGII dice quién es; ADM, si ya le compran.
05 Recién aquí da precios No sale un precio antes de saber con quién se habla. Si en ADM manejan precios o condiciones distintas según el cliente, esto es lo que hace que cada quien reciba el suyo.

Lo que gana Maderas

  • El nombre legal correcto desde el primer contacto: la cotización sale bien sin que nadie la corrija después.
  • Nadie recibe precios sin identificarse.
  • El número mal dictado se atrapa en la llamada, no tres días después en contabilidad.
  • Menos fichas duplicadas en ADM — hoy hay 174 RNC con dos fichas activas.
  • Sin costo mensual. La DGII no cobra por esto.

Dónde queda el registro

Cada consulta deja una fila en una tabla nuestra, no en ADM, así que no queda esperando esa decisión. Consultable y exportable, es el respaldo de a quién se le dio qué precio y con qué identificación:

  • Fecha y hora, y el número dictado
  • Qué respondió la DGII: nombre legal y estado
  • Si coincidió con una ficha de ADM, y con cuál
  • La llamada a la que pertenece — que ya guarda transcripción, resumen y grabación
Deciden ustedes: qué hace Lucy con un número válido pero suspendido o dado de baja —383.000 casos, no es raro— y con el particular sin RNC, que no está en el registro y aun así compra. El riesgo: no es un servicio oficial, es su página; si la cambian, hay que rehacerlo. Por eso Lucy lleva debajo una copia descargada del registro para seguir contestando.
Lo nuevo · cómo lo haríamos

Los otros tres pedidos

Dos de los tres están más cerca de lo que parece: ya hay trabajo hecho que se reutiliza.

Falta un dato, no códigoAviso al vendedor El envío de correo ya está montado y funcionando en el aviso al área. Lo que falta no es programación: es saber qué vendedor atiende a cada cliente. Su directorio lista cuatro personas en Ventas, pero no dice cuál lleva a quién.
Ya existe, apagadoReporte diario de Lucy Hay un reporte diario ya construido que menciona cotizaciones y pedidos, y está apagado. Antes de hacer uno nuevo hay que abrirlo y ver qué le falta. Y el formato se toma prestado del reporte que Clara ya le manda a Angelo, que está resuelto.
Decisión suya, no técnicaUnificar los correos En su directorio conviven @maderasibericas.com y @finsawood.com. Cada dominio hay que autorizarlo aparte para que los bots puedan enviar, y un correo desde un dominio sin autorizar cae en spam sin avisar. Son dos nombres comerciales: la decisión es de marca. Nosotros solo ponemos el costo encima.
En los tres casos, lo que falta no es tiempo de desarrollo: es un dato, una revisión y una decisión. Por eso los ponemos aquí y no en una cotización.
El reparto · qué le toca a quién
Ninguno depende de programar más

Lo pendiente

Para que quede claro de lado y lado. Lo de la izquierda lo hacemos nosotros sin pedirles nada; lo de la derecha tiene un proyecto detenido esperándolo.

Lo que nos toca a nosotros

Trabajo nuestro, sin depender de nadie. Va esta semana y la próxima.

  • Construir la validación del RNC — con el camino que ustedes escojan
  • Someter los seis textos de Clara a Meta en cuanto nos den el visto bueno — el trámite es nuestro
  • Crear las cuatro plantillas de Lucy Voz — ya redactadas campo por campo, solo falta cargarlas en Meta
  • Medir el volumen de Lucy antes del 1 de octubre, para darles el número exacto de lo que va a cambiar su factura de WhatsApp
  • Dejar Lucy Voz observada una jornada completa, para confirmar que el enlace con la central aguanta todo el día
  • Comprobar si atiende dos productos pedidos en una misma frase
  • Respaldo de la memoria de Clara — es lo único que no se regenera solo desde ADM
  • Revisar el reporte diario de Lucy que ya está construido, para ver qué le falta

Lo que esperamos de ustedes

Nada de esto es programación: son archivos, accesos y una decisión.

  • El visto bueno a los seis textos — solo leerlos y corregirnos el tono; someterlos a Meta lo hacemos nosotros
  • La hoja nueva de cobros, de su programador — las columnas exactas están en el anexo. En Excel además del PDF si se puede
  • La cuenta de envío de correo — SMTP de contabilidad@ o el buzón clara@finsawood.com
  • El número nuevo de WhatsApp para cobros, y la IP fija de Claro
  • Las modulaciones de cocina — módulos, bisagras, correderas y tiradores
  • La tabla de puertas — qué artículo es cada P01, P02, P03
  • Qué vendedor atiende a cada cliente, para el aviso por correo
  • Si ADM consulta la DGII — que nos lo confirme Esmerling
Para cerrar

Si cerramos esto hoy

Clara arranca

Aprobando los textos esta semana, el trámite de Meta corre en paralelo con el número nuevo. Semanas de adelanto.

Lucy deja de perder mensajes

La plantilla de ubicación y la IP fija cierran los dos huecos que quedan en voz.

El cotizador entra en producción

Con la tabla de puertas y la licencia resuelta, deja de ser una prueba.

Gracias, Jiban y equipo. ElevatIA · septiembre 2026